لمحة عن المنظمة: دان للإغاثة والتنمية منظمة غير ربحية مستقلة تأسست عام 2013 في مدينة الحسكة – شمال شرق سوريا. تعمل على تفعيل دور المجتمع المدني وتعزيز حقوق الإنسان وتسعى لتقديم الخدمات الإغاثية والتنموية للنازحين واللاجئين والفئات المستضعفة بغية تحقيق الاستقرار والتنمية المستدامة وزيادة الفرص الاقتصادية المتاحة للنساء والشباب والمستضعفين وتعزيز دورهم في الحياة الاجتماعية وبناء آليات تكيف إيجابية لتلبية حاجاتهم الأساسية ودعم التعافي على المدى الطويل لهم وتحقيق استضعاف أقل للأشخاص المتأثرين بالأزمات وذلك من خلال تنفيذ العديد من المشاريع والبرامج الهادف.
المسمى الوظيفي: مساعد/ة اداري/ة
- عدد الشواغر: (1) شاغر واحد
- المدير المباشر: منسق الموارد البشرية – مدير العمليات
- موقع العمل: دمشق
- مدة العقد: 9 أشهر
- جدول العمل: دوام كامل
- آخر موعد للتقديم: 25/07/2025
الغرض العام من الوظيفة :
يساهم المساعد الإداري في دعم العمليات الإدارية اليومية للمكتب، من خلال تنظيم الملفات، متابعة المراسلات، تنسيق الاجتماعات، ودعم الفرق الميدانية واللوجستية، مما يضمن سير العمل بكفاءة وسلاسة ضمن إجراءات المنظمة وسياساتها.
يعد هذا الدور أساسياً في تسهيل التنسيق بين الأقسام الداخلية ودعم التنفيذ الإداري في البرامج والمشاريع.
المهام والواجبات التقنية :
- تنظيم وأرشفة الملفات الإدارية الورقية والإلكترونية بطريقة منهجية وآمنة.
- دعم تنظيم الاجتماعات (حجز القاعات، تجهيز المعدات، كتابة محاضر الاجتماعات).
- متابعة سجل الحضور والانصراف بالتنسيق مع قسم الموارد البشرية.
- تقديم الدعم اللوجستي للأنشطة الإدارية، مثل طلبات القرطاسية، والمراسلات الرسمية.
- التنسيق مع الفريق اللوجستي بشأن استلام وتسليم المعدات والمستلزمات المكتبية وتحديد الموردين والتعاقد معهم وإنشاء قاعدة بيانات موردين في المنطقة.
- تنظيم ومتابعة عمليات الشراء وتنفيذها حسب توجيهات المدير المباشر وبالتنسيق مع منسق اللوجستيك.
- المساعدة في إعداد التقارير الإدارية الشهرية والاحتفاظ بنسخ منها مؤرشفة.
- متابعة الصيانة البسيطة لمعدات المكتب (طابعات، أجهزة مكتبية، أنظمة طاقة شمسية… إلخ).
- توثيق الأصول الخاصة بالمنظمة (المنقولة والمشتراة والمُتبرع بها…إلخ) والحفاظ على سجلات دقيقة لها مع الصور والمعلومات كاملة.
- تنسيق حجوزات السفر الداخلية (باصات – سكن مؤقت – موافقات).
- أي مهام أخرى يكلف بها من قبل المشرف المباشر ضمن نطاق العمل الإداري والميداني.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
المؤهلات والمهارات المطلوبة :
- شهادة معهد متوسط كحد أدنى، ويفضل شهادة جامعية في الإدارة، السكرتارية، أو المجالات ذات الصلة.
- خبرة لا تقل عن سنة واحدة في وظيفة إدارية، ويفضل ضمن منظمة إنسانية أو محلية.
- مهارات جيدة في استخدام برامج Microsoft Office (Word – Excel – Outlook).
- القدرة على التنظيم، إدارة الوقت، والعمل تحت الضغط.
- مهارات تواصل جيدة وقدرة على التعامل مع مختلف الأقسام.
- الالتزام بالمهنية، السرية، واحترام سياسات المنظمة وقيمها.
- الإلمام الجيد باللغة الإنكليزية تعد ميزة إضافية .
- التقدم الى الشاغر عن طريق الرابط التالي: https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSfSH2CNb6qe5yU-eIdESeui65_OBYzsu9DtilZvipoN3Ptopg/viewform?usp=preview